بخش اول: سازمان‌دهی اطلاعات
۱- هدف گزارش را مشخص کنید. ممکن است لازم باشد که گزارش‌های هفتگی را به‌عنوان بخشی از وظایف شغلی خود ارائه کنید، اما دقت داشته باشید که هدف گزارش حفظ شغلتان نیست. تعیین اینکه چرا کارفرما به گزارش‌های هفتگی نیاز دارد، به شما کمک می‌کند تا تصمیم بگیرید که دقیقاً چه اطلاعاتی باید در گزارش ذکر کنید و کدام آیتم‌ها از همه مهم‌تر هستند.
- به‌طور معمول گزارش شما قرار است اطلاعات مدیران در مورد وضعیت پروژه‌ها را به‌روزرسانی کند و یا به آنها در تصمیم‌گیری کمک نماید.
- برای مثال، اگر شما مدیر فروشگاه خرده‌فروشی هستید، ممکن است لازم باشد گزارش‌های هفتگی ارائه دهید که فروش هفتگی شرکت را خلاصه می‌کنند. کارفرما از این گزارش برای ارزیابی عملکرد، قیمت‌ها و سفارش‌ها برای فروشگاه استفاده می‌کند.
- اگر شما گزارش‌های هفتگی برای یک پروژه آموزشی یا تحقیقاتی ارائه می‌کنید، هدف این است که میزان پیشرفت در کار را به کارفرما یا مربی خود نشان دهید و هر گونه موفقیت یا کشفیات مهم را به اشتراک بگذارید.
۲- تعیین کنید که چه کسی گزارش شما را خواهد خواند. شناسایی مخاطب برای تهیه گزارش بسیار مهم است. بدون دانستن اینکه چه کسی و چرا گزارش را خواهد خواند، هیچ راهی برای شناخت اطلاعات مهم‌تر و اولویت‌بندی اطلاعات هنگام درج در گزارش وجود ندارد.
- شناخت مخاطبین به شما کمک می‌کند تا بدانید که چگونه گزارش را بنویسید و چه نوع زبانی استفاده کنید. برای مثال، اگر مخاطبین یک گروه از کودکان پنج‌ساله باشند، زبان گزارش با زمانی که بخواهید برای مدیران یک شرکت بزرگ بنویسید، کاملاً متفاوت خواهد بود.
- با اطلاع اط آنچه که مخاطب از قبل می‌داند و داده‌هایی که نویسنده برای توضیح عمیق‌تر یا فراهم کردن منابع اضافی نیاز دارد، می‌توانید ایده بهتری به دست آورید. به عنوان مثال، اگر یک گزارش هفتگی درباره یک مسئله حقوقی می‌نویسید که توسط گروهی از وکلا خوانده خواهد شد، نیازی به ارائه خلاصه عمیقی از قانون ندارید. با این حال، اگر بخواهید درباره این موضوع برای مدیران اجرایی و یا مدیران بدون پیش‌زمینه اطلاعات قانونی مطالبی بنویسید، نوشتن خلاصه‌ای از قانون مورد نیاز خواهد بود.
- اگر گزارش در رابطه با دوره کارآموزی، پروژه تحقیقاتی، یا سایر فعالیت‌های مدرسه است، به خاطر داشته باشید که مخاطب شما استاد یا مربی نیست، حتی اگر قرار باشد که گزارش را به آنها برگردانید. برای پیدا کردن مخاطب خود در این زمینه، بر روی ماهیت پروژه به‌طور کامل تمرکز کنید.
۳- نکات اصلی گزارش را دسته‌بندی کنید. در حالی که باید گزارش خود را تا جایی که ممکن است مختصر نگه دارید، اما هنوز هم ممکن است که مخاطبین شما گزارش را به‌طور کامل نخوانند. با اطلاع از این موضوع، باید مهم‌ترین اطلاعات را در ابتدای گزارش قرار دهید.
- به‌عنوان مثال، اگر هدف گزارش شما مقایسه و مطابقت سه نوع مختلف از تجهیزات باشد و توصیه کنید که به نظر شما بهترین گزینه برای استفاده کدام شرکت خواهد بود، ابتدا باید توصیه خود را ذکر کرده و سپس دلیل آن را توضیح دهید.
- به‌طور کلی، صفحه اول گزارش باید شامل خلاصه‌ای از نتایج، توصیه‌ها و یا نتیجه‌گیری باشد. از بقیه گزارش برای کاوش عمیق‌تر استفاده کنید و خوانندگان اگر احساس نیاز یا تمایل به گسترش درک خود از یافته‌های شما را داشته باشند، ادامه مقاله را مطالعه خواهند نمود.
۴- از سرنوشت معمول گزارش خود آگاه باشید. در اغلب موارد، گزارش‌های هفتگی به دلایل مشخصی ثبت می‌شوند و بر اساس این دلایل بایگانی می‌شوند. در یک گزارش هفتگی اغلب مخاطب کل متن گزارش را مطالعه نمی‌کند و شما هم نباید چنین انتظاری داشته باشید.
- با این حال، از این حقیقت به‌عنوان بهانه‌ای برای دور زدن مسیر نوشتن گزارش یا تحویل کار نامنظم و با کیفیت ضعیف استفاده نکنید. گزارش باید بازتابی از شخصیت شما و اخلاق کاری‌تان باشد. یک گزارش نامنظم احتمالاً مورد توجه قرار خواهد گرفت و این پیام را منتقل می‌کند که «می‌دانستم که شما در واقع قصد خواندن آن را نداشتید». هیچ بهانه‌ای برای یک نتیجه کاری بی کیفیت وجود ندارد.
- اگر می‌خواهید گزارش به‌طور کامل باکیفیت بالا و به‌خوبی نوشته شود، بر روی بخش‌هایی از گزارش که مخاطبین به احتمال زیاد مطالعه می‌کنند، تمرکز کنید. بخش‌های مورد علاقه مخاطبین معمولاً خلاصه اجرایی و نتایج یا توصیه‌ها هستند. این بخش‌ها باید بدون عیب و نقص نوشته شوند.
- به خاطر داشته باشید که کارفرما اغلب نمی‌تواند گزارش را بخواند زیرا توجهی به این کار ندارند یا چندان برای آنها مهم نیست. افرادی که رتبه بالای مدیریتی یا سمت‌های اجرایی دارند، بسیار پر مشغله هستند و در جمع‌آوری اطلاعات لازم برای تصمیم‌گیری مؤثر، ماهر هستند. این افراد کل گزارش را نخواهند خواند، مگر اینکه مجبور باشند، اما برای مواقعی در آینده که بخواهند دوباره به آن نگاه کنند و اطلاعات کسب نمایند، این سند را نگهداری خواهند کرد.
بخش دوم: قالب‌بندی گزارش
۱- قالب نمونه گزارش پیدا کنید.
بسیاری از شرکت‌ها فرمت استاندارد برای گزارش‌های هفتگی خود دارند و مدیران ممکن است به گرفتن اطلاعات خود از طریق یک قالب خاص عادت داشته باشند. استفاده از قالب متفاوت می‌تواند باعث ناامیدی و سردرگمی آنها شود.
- به کار بردن این فرمت‌ها مخصوصاً برای گزارش‌های فروش مهم هستند. مدیران عادت دارند که به یک گزارش نگاه کنند و بفهمند که در کجای صفحه یک شکل خاص یا بخشی از اطلاعات وجود خواهد داشت. اگر از فرمت متفاوتی استفاده کنید، گزارش شما عملاً برای آنها بی‌فایده خواهد بود، زیرا در واقع مدیران مجبور خواهند شد که گزارش را به طور کامل بخوانند تا اطلاعات مورد نظرشان را پیدا کنند.
- با دستیاران اداری صحبت کنید و ببینید که آیا یک الگویی وجود دارد که بتوانید برای قالب‌بندی از آن استفاده کنید، بنابراین لازم نیست قالب را از ابتدا در برنامه پردازش کلمه ایجاد کنید. بسیاری از شرکت‌ها یک قالب سندی با تنظیمات صحیح شامل حاشیه‌ها، جداول، سبک‌های پاراگراف و فونت‌ها دارند.
۲- روش تحویل گزارش را در نظر بگیرید.
اگر شما یک سند کاغذی را چاپ می‌کنید یا مدرکی را به‌صورت دیجیتالی به‌عنوان یک پیوست ارائه می‌دهید، احتمالاً می‌خواهید گزارش دارای قالب خاصی باشد و نه اینکه به‌سادگی در بدنه یک ایمیل قرار داده شود.
- برای مثال، اگر گزارش خود را به‌صورت پیوست به یک ایمیل ارسال می‌کنید، باید خلاصه اجرایی خود را در بدنه ایمیل بگنجانید. به این ترتیب خواننده نیازی به باز کردن فایل پیوست برای فهمیدن مفهوم کلی گزارش ندارد.
- اگر گزارش کاغذی ارائه می‌کنید، احتمال بیشتری وجود دارد که گزارش کاور یا صفحه عنوان داشته باشید تا به این ترتیب، گزارش به‌درستی شناسایی و ثبت شود.
- صرف‌نظر از نحوه گزارش، اطمینان حاصل کنید که نام شما در تمام صفحات گنجانده شده است و تمام صفحات شماره‌گذاری شده‌اند. صفحات را می‌توان به‌راحتی از هم جدا کرد و افراد باید بتوانند در یک نگاه دریابند که آیا کل گزارش در آنجا وجود دارد یا خیر و این گزارش را چه کسی نوشته است.
- شما می‌توانید به‌راحتی اطلاعات مورد نیاز را در سرعنوان هر صفحه وارد کنید. به عنوان مثال، سرعنوان شما ممکن است به صورت «گزارش فروش سالیانه هفته ۳۲، صفحه ۳ از ۷ خوانده شود» باشد.
۳- یک خلاصه اجرایی داشته باشید.
خلاصه اجرایی، توضیح مختصری از کل گزارش است. این خلاصه معمولاً شامل تنها یک یا دو پاراگراف با چند جمله برای هر بخش از گزارش است. ایده کلی این است که یک مدیر می‌تواند این خلاصه را بخواند و اگر موارد ذکر شده در این خلاصه گزارش مطابق با انتظارات اصلی مدیران در رابطه با موضوع مورد گزارش باشند، آنها می‌توانند بدون نیاز به خواندن بیشتر اقدام به عمل نماید.
- برای خلاصه اجرایی، استفاده از زبان واضح و مختصر که برای خواندن آسان باشد، خیلی مهم است. از کاربرد جملات نامفهوم یا اصطلاحات هنری که به هر گونه توضیحی نیاز دارند، اجتناب کنید، حتی اگر بدانید که مخاطبین شما به‌خوبی از این اصطلاحات آگاهی دارند.
- پس از اینکه تمام بخش‌های دیگر گزارش خود را کامل کردید، خلاصه اجرایی را در آخر بنویسید. در کل، شما نمی‌توانید چیزی را خلاصه کنید که هنوز نوشته نشده است. حتی اگر طرح کلی دقیقی داشته باشید که از آن برای نوشتن گزارش خود برنامه‌ریزی می‌کنید، همه‌چیز می‌تواند در طول نوشتن تغییر کند.
۴- پاراگراف‌ها و بخش‌های خود را ساختاربندی کنید.
زمانی که قالب مورد نظر برای ارائه گزارش را تهیه کردید، طرح کلی بخش‌های گزارش را به نحوی پیش‌نویس کنید که با هدف گزارش سازگار باشد.
- طرح کلی را بررسی کنید تا مطمئن شوید که گزارش به‌طور منطقی از یک بخش به بخش بعدی جریان می‌یابد و اطمینان حاصل کنید که برای مخاطبین خاصی که برای گزارش شناسایی کرده‌اید، مناسب است.
- گزارش شما معمولاً شامل یک خلاصه اجرایی، معرفی، نتیجه‌گیری و توصیه‌ها، یافته‌ها و مباحثات و فهرستی از مراجع است؛ همچنین ممکن است شامل پیوست‌هایی از اطلاعات مربوطه و جدولی از محتویات برای گزارش‌های طولانی‌تر باشد، اما گزارش‌های هفتگی معمولاً آن‌قدر مفصل نخواهد بود.
- هر بخش از گزارش شما با یک موضوع واحد سروکار دارد. در این بخش، هر پاراگراف یک ایده واحد را مورد بحث قرار می‌دهد. برای مثال، اگر یک بخش در گزارش فروش هفتگی خود با عنوان «مارک‌های معروف بچه‌ها» دارید، می‌توانید یک پاراگراف جداگانه برای هر مارک داشته باشید. اگر شما لباس‌های دخترها و پسرها را تقسیم می‌کنید، ممکن است زیر بخش‌هایی با عنوان‌های فرعی مناسب برای هر مارک داشته باشید، سپس در یک پاراگراف پوشاک پسرها برای آن مارک و در پاراگراف دیگر در مورد پوشاک دخترها را صحبت کنید.
۵- در صورت لزوم یک صفحه عنوان و یا صفحه کاور ایجاد کنید.
گزارش‌های کوتاه ممکن است به یک صفحه عنوان جداگانه نیاز نداشته باشند، اما گزارش‌های طولانی باید یک صفحه جدا داشته باشند که شما را به‌عنوان نویسنده گزارش معرفی کرده و به‌طور خلاصه هدف گزارش را توضیح دهد.
- صفحه عنوان با خلاصه اجرایی متفاوت است و اساساً شامل اطلاعات لازم برای اهداف اجرایی است، بنابراین گزارش می‌تواند به‌درستی تنظیم شود.
- ممکن است کارفرمای شما یک برگه کاور خاص داشته باشد که برای گزارش‌های هفتگی لازم است. در این مورد، دقت کنید که از قالب انتخابی استفاده کنید.
- صفحه عنوان باید شامل عنوان یا شرح گزارش، مانند »گزارش فروش هفتگی«، نام نویسنده و نام هر شرکت کننده دیگر در این گزارش، نام شرکت و تاریخ تکمیل یا ارسال گزارش باشد.
بخش سوم: استفاده مناسب از قابلیت‌های زبان
۱- عنوان‌ها و زیرعنوان‌های مؤثر ایجاد کنید.
عناوین و زیرعنوان‌ها به خواننده اجازه می‌دهد تا به‌سرعت بخش‌های خاصی از گزارش که مورد نیاز آنها است یا می‌خواهند برای کسب اطلاعات پس‌زمینه‌ای بیشتر درباره نتایج یا توصیه‌های ذکر شده در گزارش مطالعه نمایند را به‌راحتی پیدا کنند.
- دقت کنید که عنوان‌ها و زیرعنوان‌ها محتوای آن بخش یا زیربخش را به طور مستقیم و دقیق توصیف کنند.
- به عنوان مثال، اگر شما در حال تهیه پیش‌نویس یک گزارش فروش هفتگی هستید، ممکن است بخش‌هایی درباره «ترندها در لباس‌های زنان»، «ترندها در لباس مردانه» و «مارک‌های محبوب کودکان» را شامل شود. در این بخش‌ها، ممکن است زیرعنوان‌هایی برای برجسته کردن ترندهای خاص یا مارک‌های مشهور داشته باشید.
- از ساختار گرامری یکسان برای تمام عناوین استفاده کنید تا گزارش شما منطقی و سازگار باشد. به عنوان مثال، اگر اولین تیتر شما »ایجاد یک ترند در لباس مردانه» باشد، دومین عنوان شما باید «هدایت گروه طراحی در لباس‌های زنان» باشد و نه چیزی شبیه به «ارقام فروش زنان».
۲- جملات واضح و ساده بنویسید.
نوشته را با جملاتی که در استاندارد »فاعل– مفعول- فعل» سازمان‌دهی شده‌اند، برجسته کنید، وضوح تفکر و اطمینان را در پیشنهادها و یا نتایج خود نشان دهید.
- پس از این که گزارش خود را تهیه کردید، یک دفعه کل گزارش را بخوانید و تمام کلام‌های غیرضروری را حذف کنید. کاری که هر جمله بیانگر آن است را مشخص نمایید و فاعل را در کنار فعل آن کار قرار دهید. روی هر جمله فکر کنید و به خود بگویید که «چه کسی، چه کاری را انجام می‌دهد».
- عبارت‌های زائد و نامفهوم را حذف کنید.
- ممکن است فکر کنید که این سبک نگارش خسته کننده به نظر می‌رسد، اما هدف گزارش هفتگی سرگرم شدن نویسنده نیست. این سبک به طور مؤثر نکات را بیان می‌کند و اطلاعات را به خوانندگان منتقل می‌کند.
۳- نوشته خود را بی‌طرف و بدون تعصب نگه دارید.
اگرچه ممکن است توصیه‌هایی انجام دهید، اما این توصیه‌ها باید بر اساس شواهد واقعی نه عقاید و یا احساسات شخصی نویسنده باشند. خوانندگان را با حقایق قوی و نوشته‌های واضح قانع کنید.
- از صفات و دیگر کلمات و عبارات پر باری که دلالت بر مفاهیم مثبت یا منفی دارند، اجتناب کنید و به‌جای آن بر دلایل واقعی تمرکز کنید.
- برای مثال، فرض کنید در گزارش فروش هفتگی‌تان تبلیغی برای یکی از شریک‌های فروش خود پیشنهاد می‌کنید. آن پیشنهاد را با حقایقی که شایستگی آن کارمند را نشان می‌دهند، پشتیبانی کنید. برای نمونه جمله «آزاده با وجود اینکه تنها ۱۵ ساعت در هفته کار می‌کند، همیشه بالاترین فروش را در فروشگاه ما دارد» از «آزاده با وجود اینکه تنها ۱۵ ساعت در هفته کار می‌کند، شایسته‌ترین فرد در بین کارکنان من است و با وجود اینکه او مجبور است ساعات کاری خود را محدود کند تا از مادر بیمارش مراقبت کند، همیشه کارهای اضافی انجام می‌دهد» بهتر است.
۴- از افعال قوی استفاده کنید.
وقتی شما در حال نوشتن هستید، یک کلمه دارید که به خواننده‌تان می‌گوید چه چیزی در جمله در حال وقوع است. از افعال کوتاه و قوی استفاده کنید که به طور واضح این عمل را توصیف می‌کنند.
- افعالی ساده را امتحان کنید. به عنوان مثال، کلمه «استفاده» از «کاربرد» بهتر است.
- افعالی که عمل «فکر کردن» را توصیف می‌کنند، مانند فکر کردن، دانستن، درک کردن، باور کردن، گاهی ضروری هستند، اما به طور کلی نسبت به افعالی که یک عمل را توصیف می‌کنند، ضعیف‌تر هستند. شما ممکن است مجبور باشید در بیانیه خود کاوش کنید و آن را باز کرده و برای خود تشریح نمایید تا بتوانید بر اساس آن یک جمله در رابطه با اقدامی که برای عملی کردن آن بیانیه کمک کننده است را در گزارش جای دهید. برای مثال، فرض کنید که می‌نویسید: «من معتقدم که فروش ما در ماه‌های آینده افزایش خواهد یافت». این جمله را باز کنید و بفهمید که چرا این باور را دارید. سپس می‌توانید یک جمله قابل اقدام مانند «بر اساس اطلاعات فروش در سال‌های گذشته، فروش در طول فصل تعطیلات افزایش می‌یابد. من پیش‌بینی می‌کنم که فروش در ماه‌های اسفند و فروردین افزایش پیدا خواهد کرد» را بنویسید.
- در ادامه، گزارش را مرور کرده و سعی کنید حروف اضافه را حذف و کلمات را با افعال قوی‌تر جایگزین کنید.
۵- از بیان جملات مجهول دوری کنید.
هنگامی‌که شما با بیان مجهول می‌نویسید، در واقع بر فاعل عمل تأکید نداشته و بر مفعول آن اقدام تأکید دارید. در برخی شرایط این امر برای دلایل سیاسی یا دیپلماتیک لازم است، اما اغلب اوقات نوشته‌ها را آشفته و گیج‌کننده می‌کند.
- بیان معلوم به کسانی که آن عمل ذکر شده در گزارش را تکمیل کرده‌اند، اعتبار می‌دهد و به خوانندگان این گزارش نشان می‌دهد که چه کسی مسئول این اقدام است. برای درک اینکه چرا این موضوع مهم است، تصور کنید که شما مقاله‌ای در مورد یک آتش‌سوزی مخرب می‌خوانید که می‌گوید: «خوشبختانه، همه بچه‌ها نجات یافتند.». شناسایی شخص یا اشخاصی که آن بچه‌ها را نجات دادند، مهم است. اگر این جمله خوانده شود، «معلم وارد کلاس شد و همه کودکان را نجات داد»، حالا شما می‌دانید که چه کسی سزاوار اعتبار برای قهرمان بودن در آن شرایط است.
- همچنین بیان معلوم برای مالکیت اقداماتی که ممکن است عواقب منفی داشته باشد، مهم است. اگر شما در گزارشتان بنویسید: «اشتباهات انجام شدند»، کارفرمای شما می‌خواهد بداند که چه کسی این اشتباهات را مرتکب شده است تا بتوانند به طور مناسب افراد مستعد خطا را مدیریت کنند. اگر نویسنده در نوشتن گزارش اشتباه کند، پذیرفتن مالکیت آن اشتباهات و قبول مسئولیت برای مدت زمان زیادی ادامه خواهد داشت.
- برای تعیین و حذف بیان مجهول در نوشته‌های خود، عمل را در جمله شناسایی کرده و بفهمید چه کسی این کار را انجام داده است، سپس شخص انجام دهنده عمل را در ابتدا جمله قرار دهید.
۶- اطلاعات را با عناصر بصری انتقال دهید.
نمودارها و شکل‌ها و عناصر گرافیکی برای خواندن و دنبال کردن بسیار راحت‌تر هستند از پاراگرافی که اطلاعات مشابه را ارائه می‌دهد، به‌خصوص اگر اطلاعاتی که شما باید انتقال دهید، بسیار سنگین باشند.
- یک عنصر دیداری صحیح را انتخاب کنید تا اطلاعات را به شیوه‌ای به خواننده منتقل کنید که برای آنها مفید باشند و هدف گزارش را نشان دهند.
- برای مثال، ممکن است شما یک نمودار خطی برای نشان دادن روند رو به بالا در فروش کت‌های پشمی انتخاب کنید. این نمایش برای نشان دادن آن رشد در مقایسه با جدولی شامل تعداد فروش کت‌های پشمی در هر ماه بسیار مؤثرتر خواهد بود زیرا خواننده باید به همه اعداد نگاه کند، آنها را با هم مقایسه کند و تشخیص دهد که آنها در حال افزایش هستند. تمام این کارها را می‌توان با یک نگاه ساده به یک نمودار خطی انجام داد.
- به خاطر داشته باشید که چشم به عناصر بصری دقت می‌کند. دقت کنید که این آیتم‌ها مرتب و تمیز باشند و به‌خوبی در صفحه قرار داده شوند. تنها در صورتی می‌توانید عناصر بصری را در نظر بگیرید که برای پیشنهادها و یا نتایج شما ضروری باشند.
۷- اصطلاحات مخصوص یک صنف را حذف کنید.
هر صنعت یا رشته تحصیلی واژه‌های خاصی دارد که گریزناپذیر به نظر می‌رسند، همچنین واژه‌هایی که بر اساس کتاب‌ها و مقالات مشهور مد روز هستند. این اصطلاحات گاهی اوقات می‌توانند مفید باشند اما به‌طورمعمول هیچ ارزشی ندارند و نمی‌توانند پیام شما را به طور مؤثر منتقل نمایند.
- اصطلاحات ویژه یک صنف ممکن است برای نوشتن یک لیست از واژه‌های رایج در صنعت مفید باشد، بنابراین آنها را بیش از حد در گزارش‌های خود به‌کار نبرید. زمانی که گزارش شما کامل شد، می‌توانید به‌سادگی متن را برای یافتن آن کلمات جستجو کنید و در صورت نیاز آنها را با کلمات مناسب‌تر تعویض کنید.
- به خاطر داشته باشید که استفاده بیش از حد از واژه‌های مد روز به خواننده نشان نمی‌دهد که شما دانش کافی در مورد رشته خاص خود دارید، در حقیقت کاملاً برعکس است. هیئت‌مدیره و مدیران معمولاً مسن‌تر هستند و تاکنون صدها مورد از این واژه‌هایی که آمدند و رفتند را دیده‌اند. اگر این اصطلاحات را بیش از حد استفاده کنید، آنها تصور خواهند کرد که شما تنبل هستید.
۸- با احتیاط غلط‌گیری کنید.
اگر گزارش شما پر از اشتباهات تایپی و گرامری باشد، این کار برای خواننده‌تان گیج کننده خواهد بود و ضعف شما را نشان می‌دهد. گزارش خود را به‌خوبی قبل از موعد آن تهیه کنید؛ بنابراین زمان زیادی دارید تا مطمئن شوید که گزارش به‌درستی غلط‌گیری شده است.
- یک غلط‌یاب گرامر و املا مانند برنامه ویراستیار را در برنامه پردازش واژه خود اجرا کنید، اما به طور کامل بر روی آنها تکیه نکنید. این برنامه‌ها اشتباهات زیادی را نادیده می‌گیرند، به‌خصوص اشتباهات تایپی در کلماتی که واژه مشابه کلمه اشتباه نیز وجود دارد.
- خواندن گزارش با صدای بلند یک راه خوب دیگر برای گرفتن اشتباهات و ویرایش سبک است. اگر زمانی که یک جمله یا پاراگراف خاص را می‌خوانید، متوجه شوید که خواندن بخشی از گزارش شما مشکل است، مخاطبین نیز به طور ذهنی دچار لغزش خواهند شد. بر روی قسمت‌های پر اشکال دوباره کار کنید تا روان‌تر شوند.
منبع: چطورپدیا